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I migliori software di collaborazione online del 2020: programmi gratuiti e a pagamento per lavorare e comunicare a distanza

(Image credit: Shutterstock.com)

Con la dilagante pandemia da coronavirus molte imprese hanno dovuto trovare soluzioni innovative per lavorare da remoto.

Questi cambiamenti hanno sicuramente avuto un impatto sulla produttività. Per aiutarvi abbiamo raccolto i migliori software di collaborazione: potrete lavorare da casa restando in contatto con i vostri colleghi e, in caso di necessità, vi consigliamo di abbinarli a uno dei migliori programmi per videoconferenze.

Collaborare è una delle nuove parole d’ordine nel mondo del lavoro, gli impiegati non sono più completamente autonomi, ma sono spesso suddivisi in team. Lavorare insieme significa anche migliorare efficienza e produttività, ed è per questo che sono stati inventati i software di collaborazione.

Offrendo funzionalità utili ed essendo accessibili non solo da computer desktop, ma anche dispositivi mobili, smartphone o tablet, questi programmi permettono di mantenere tutti i componenti di un team sempre in contatto garantendo una maggiore integrazione nei processi lavorativi.

Le scadenze, la gestione delle attività, le comunicazioni e il supporto da remoto possono essere tutti integrati nello stesso software: con questi potrete parlare con la persona giusta ovunque vi troviate al fine di affrontare e risolvere ogni problema nel minor tempo possibile.

Il lavoro collaborativo è ormai una realtà anche in Italia e per ottenere il massimo dal vostro team abbiamo selezionato i migliori strumenti di collaborazione online.

Even better, deadlines, task management, and support should all be built into communications. Above all, everything should be clear, easy to understand, simply to use and reduce misunderstanding. Every employee should be empowered to be able to speak to the right person, wherever they are in the company, to address the same problem. And then solve that problem within an acceptable workflow.

The days of collaborative working are here, so in order to make the most out of your team, here's our pick of the best online collaboration tools right now.

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I migliori software di collaborazione online

  1. Microsoft 365
  2. Slack
  3. Asana
  4. Podio
  5. Ryver
  6. Trello
  7. Flock

Microsoft 365

(Image credit: Microsoft)

1. Office 365

Condividi, modifica e tieniti in contatto attraverso messaggi istantanei

Software familiare
Modifiche collaborative
Include Microsoft Teams
Pacchetti convenienti e completi

Pensando alla collaborazione, Office non è la prima piattaforma che viene in mente. Tuttavia Microsoft 365 è ormai diventata un’ottima suite collaborativa basata sul cloud.

Fino a non poco tempo fa il servizio era chiamato Office 365 per ricordare Microsoft Office, la suite per ufficio d’eccellenza. Tuttavia, Microsoft 365 non include solo i classici programmi Word, Excel e PowerPoint, ma anche altri servizi integrati in grado di portare la suite di collaborazione e produttività a un nuovo livello qualitativo.

Il primo aspetto da sottolineare di Microsoft 365 è la possibilità di lavorare sullo stesso documento in parallelo: che si tratti del planning dei turni di lavoro, di un foglio di calcolo su Excel o di una relazione scritta in Word, questa funzione vi apparirà semplice e immediata.

Optando per un pacchetto Business, affiancato ai programmi più celebri della casa di Redmond avrete anche il ben più giovane Microsoft Teams. Il servizio di comunicazione lanciato nel 2017 offre gratuitamente chat, videoconferenze e condivisione dei file, ma abbonandosi le potenzialità diventano nettamente maggiori, grazie, ad esempio, alla crittografia delle comunicazioni e agli strumenti di gestione volti alla supervisione dei processi.

Se questo non dovesse bastare, Microsoft 365 è disponibile non solo sui sistemi Microsoft, ma anche per Mac, iOS e Android: se lo ritenete adatto alle vostre esigenze, potrete utilizzarlo su qualunque dispositivo.

Il piano più conveniente è quello per utenti privati. Microsoft 365 Personale offre a €69 all’anno l’intero pacchetto Office in versione premium, 1 TB di archiviazione OneDrive e Skype. Tuttavia, se volete risparmiare e condividere il pacchetto con i vostri familiari, esiste Microsoft 365 Family: a un prezzo di €99 all’anno (€10 se opterete per la tariffazione mensile)  fino a sei persone potranno usufruire dei servizi Microsoft 365; si tratta di un netto risparmio, considerando che costerebbe oltre €400 se ciascun utente acquistasse il pacchetto da solo.

Passando alle soluzioni per le aziende, il piano più conveniente è Microsoft 365 Business Basic: a soli €4,20 mensili, potrete accedere alle versioni web di Word, Excel e PowerPoint, nonché ai Servizi Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams. Per quel che costa si tratta di un’allettante offerta per realizzare un sistema aziendale integrato e sempre connesso, capace di ottimizzare la comunicazione e diminuire la perdita di informazioni: un’ottima scelta per tutte le imprese che si stanno avviando (o sono già dentro) alla rivoluzione digitale.

Se avete bisogno di più servizi, Microsoft 365 offre altri pacchetti, alcuni dei quali aggiungono la versione locale di Office (e non solo quella web) nonché interessanti meccanismi di supporto, sicurezza e di sviluppo del vostro Business.

(Image credit: Slack)

2. Slack

Un software che non ha bisogno di presentazioni

Interfaccia eccellente
Versione gratuita eccezionale
Qualche pecca in termini di sicurezza

Slack è senza dubbio tra i più celebri software di collaborazione. Utilizzato da milioni di utenti, spicca per essere una piattaforma completa, semplice e utilizzabile sia su PC che su dispositivi mobili.

Potrete inviare messaggi diretti e file a una singola persona o a un gruppo di colleghi, e potrete inoltre organizzare le conversazioni in canali differenti per gestire al meglio i vostri progetti, il supporto tecnico, o magari una chat per rilassarsi e scherzare in compagnia durante le pause.

L’applicazione supporta anche le videochiamate. Potrete utilizzarla per parlare coi vostri colleghi riguardo i progetti e il lavoro, senza necessariamente passare sempre per la scrittura. Nonostante non possa essere considerato sostitutivo di un servizio in cloud, potrete tranquillamente condividere i file su Slack considerando anche la possibile integrazione con servizi come Google Drive e Dropbox.

È disponibile una versione gratuita di Slack, anche se ha alcune limitazioni in termini di cronologia dei messaggi salvati e delle videoconferenze, limitate alle solo videochat tra due membri.

(Image credit: Asana)

3. Asana

Organizzazione al top

Ottimo gestore di progetti
Integrazioni pratiche
Le funzionalità di comunicazione andrebbero migliorate

Asana è disponibile dal 2008 ed è un veterano nel mondo della collaborazione, tanto che aziende come Intel, Uber, Pinterest e TED lo utilizzano come strumento principale di comunicazione.

Asana riesce a tenere traccia del lavoro dei dipendenti in modo semplice garantendo comunque ottimi risultati. Utilizzando la piattaforma è possibile creare elenchi di mansioni da svolgere per il progetto in corso, impostare scadenze nonché inviare richieste o assegnare mansioni ai colleghi.

Potrete organizzare i vostri progetti in elenchi o schede ed è disponibile una funzione di ricerca per individuare con facilità i lavori precedenti. Asana è un modo semplice ma efficace per essere organizzati e per facilitare le conversazioni quando si tratta di aggiornarsi sullo stato dei lavori.

(Image credit: Podio)

4. Podio

Uno strumento di collaborazione mobile

App mobile di qualità
Ampia gamma di integrazioni
I troppi pacchetti creano confusione

Podio si autodefinisce una piattaforma online flessibile e personalizzabile per il lavoro e la comunicazione tra team. È ottimo per organizzare grandi quantità di lavoro e distribuire le responsabilità tra i dipendenti.

Podio offre strumenti di condivisione dei file, visualizzazione dello stato dei progetti in corso e feedback sulle vostre attività lavorative quotidiane; tutto questo combinato in un'interfaccia semplice e amichevole.

Podio è supportato da app mobili di alta qualità, rendendolo perfetto per i lavoratori sempre in movimento grazie anche alla notevole capacità di integrazione con servizi e app come ad esempio Dropbox, Google Drive, Evernote e Zendesk.

(Image credit: Ryver)

5. Ryver

Una piattaforma semplice da usare

Interfaccia intuitiva
Piattaforma completa
Non troppo personalizzabile

Ryver è simile a Slack. Ha lo scopo di fornire alla vostra organizzazione uno strumento di comunicazione altamente efficace per parlare di attività e flussi di lavoro nel rispetto delle vostre scadenze.

Ryver è molto interessante grazie alla possibilità di creare team all’interno dell’app e dare agli utenti ruoli specifici per facilitare il flusso di lavoro. Come su Slack, potrete utilizzare la piattaforma sia per chat di gruppo che con singoli colleghi.

Offre anche alcune funzionalità interessanti: potrete controllare chi vede i vostri messaggi e allegati, e potrete scegliere a quali dei team aggiungervi. Tutte le comunicazioni aziendali si trovano all’interno di una bacheca simile a Facebook ed è possibile su questa contrassegnare i post di vostro interesse per tornarci successivamente in poche mosse.

Ryver è disponibile per tantissimi sistemi operativi sia mobili che fissi, Linux incluso. Il pacchetto base prevede può essere utilizzato al massimo da 12 utenti, ma è anche disponibile un piano con utenti illimitati, perfetto per imprese di grandi dimensioni.

Esiste infine una versione premium pensata per le aziende che offre meccanismi di automazione dei processi di lavoro, Single Sign-On (SSO) e strumenti di gestione avanzata dei team.

(Image credit: Trello)

6. Trello

An app for organising all your projects

Interfaccia semplice
Esiste una versione gratuita
Poche funzioni di comunicazione

Se cercare un software per gestire i vostri progetti o per collaborare online, Trello è la scelta giusta. Disponibile sul web e su app mobili, consente facilmente di organizzare i progetti e il lavoro con i colleghi.

Basato su schede ed elenchi, potrete organizzare le attività in team e flussi di lavoro differenti, realizzando anche to-do-list. È possibile anche assegnare commenti alle schede: un modo rapido per fornire feedback ai colleghi.

Trello inoltre offre una serie di integrazioni interessanti come Evernote, GitHub, Google Drive e Slack.

(Image credit: Flock)

7. Flock

Un'alternativa a Slack incentrata sulla comunicazione

Interfaccia intuitiva
Strumenti di produttività precisi
Gratuito

Flock è un’altra applicazione molto simile a Slack, ma offre strumenti di comunicazione più completi dato che supporta canali per team diversi, nonché conversazioni di gruppo o uno a uno. Gli utenti possono cercare messaggi, file o collegamenti all’interno del sistema e Flock li troverà indipendentemente da dove sia stato inviato.

È possibile effettuare chiamate audio e video nonché condividere lo schermo, realizzare sondaggi, note e promemoria condivisi. Tutto questo con la possibilità di assegnare attività e obiettivi a determinati membri del vostro team.

Gratuitamente offre l’integrazione con applicazioni di terze parti come Google Drive e Twitter, nonché 5 GB di archiviazione cloud e una ricerca nella cronologia dei messaggi, anche se con alcune limitazioni.

Tuttavia optando per un piano a pagamento, le potenzialità di Flock aumentano, anche se non sono equiparabili ad altri servizi descritti in questa classifica.

Altri software di collaborazione interessanti

Nel mondo della collaborazione online esistono molti altri servizi interessanti. Ne abbiamo elencati alcuni che potrebbe valere la pena prendere in considerazione per la vostra impresa:

Visme è basato su report, presentazioni e infografiche online in collaborazione. Oltre ad aiutarvi nella promozione del vostro marchio e nella riduzione dei costi di progettazione, offre strumenti di analisi delle vostre attività per supportarvi nel miglioramento della vostra strategia aziendale. Visme è ottimo per i settori di vendita e marketing, risorse umane e reclutamento, comunicazioni interne, nonché istruzione e formazione interna. Il software ha pacchetti specifici per l’uso individuale, aziendale e di gruppo.

Basecamp si pone l’obiettivo di essere una piattaforma di collaborazione e comunicazione all-in-one. Riunisce le funzionalità più diffuse in un unico programma in modo da ottimizzare le informazioni e mantenerle tutte nello stesso servizio. Le funzionalità includono chat, bacheche, to-do-list, check-in automatico e un sistema di archiviazione dei documenti, dei file e delle cartelle. A differenza di altri software collaborativi che hanno tariffazione basate sul numero di utenti che usufruiranno del servizio, Basecamp ha un costo fisso indipendente dal numero di utenti, il che lo rende particolarmente interessante per le organizzazioni più grandi.

Wrike è uno strumento di gestione e pianificazione dei progetti particolarmente comodo. Preso da solo è piuttosto limitato, ma offre una vasta gamma di integrazioni, tra cui Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft, Adobe e Github. Wrike è quindi una piattaforma capace di mettere in comunicazione molti altri software e servizi, consentendo di coprire una gamma di opzioni e funzionalità ampia e completa, ma soprattutto personalizzata in base alle vostre esigenze.

Monday.com consente di pianificare, tracciare e collaborare a progetti in modo semplice ed efficace. È integrabile con Slack, Trello, Google Drive, Dropbox e altri: è pensata come un punto di raccordo tra vari servizi e gruppi di lavoro, un’ottima risorsa se pensate che all’interno del vostro sistema aziendale siano utilizzati troppi strumenti differenti e difficilmente integrabili tra loro. Come per Wrike, queste integrazioni rendono monday.com capace di funzionalità e potenzialità maggiori rispetto alla piattaforma in sé.