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I migliori task manager del 2020 per organizzare e svolgere al meglio il lavoro

Best task management apps
(Image credit: Pexels)
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Alzi la mano chi riesce a restare concentrato con la lavatrice in centrifuga o l’ennesima chiamata dal call center di turno.

Oppure siete fra quelli che, nel bel mezzo del lavoro, si distraggono perché c’è quell’angolino che avrebbe bisogno di un colpo d’aspirapolvere?

Abbiamo raccolto e analizzato per voi i migliori task manager disponibili nel 2020, per ottimizzare e organizzare il vostro tempo e migliorare la vostra produttività.

Riteniamo che, in tempi come questi, dove la concentrazione è messa a dura prova dalla quotidianità e dai tanti fattori di disturbo da cui siamo tutti circondati, fornire una guida alle migliori soluzioni per lavorare in modo efficiente da casa o in smart working sia il minimo che possiamo fare.

Una delle conseguenze della pandemia di COVID-19 è stata una maggiore attenzione e sensibilità nei confronti del lavoro da remoto e dello smart working. Temi come la gestione del tempo, dei progetti e delle attività, sono stati trattati in modo diffuso su tutti i media e anche noi vi abbiamo proposto diverse guide ai software e agli strumenti utili ad affrontare questo periodo di isolamento e lavoro da casa.

Esistono varie soluzioni pensate per aiutare gli utenti a gestire i propri compiti quotidiani, come le suite per la produttività o gli strumenti di gestione aziendale, senza dimenticare i software di contabilità.

Ciononostante, a volte può essere complicato tenere a mente o gestire tutto quello che c’è da fare, specie quando si hanno più clienti, diverse scadenze e varie priorità.

Per far fronte a questo scenario così complesso, vengono in aiuto i software dedicati alla gestione delle attività pensati per organizzare il lavoro in modo più semplice.

Di conseguenza, le mansioni e le attività più complesse vengono semplificate, in particolar modo nei progetti in cui occorre tener presenti vari requisiti e necessità, anche in caso si abbiano più attività da gestire contemporaneamente e a fronte di obiettivi ed esigenze differenti.

Esistono anche alcuni strumenti pensati per la collaborazione, aspetto particolarmente interessante per i team.

Per questo motivo, abbiamo analizzato i migliori software e app per la gestione delle attività, per aiutarvi a gestire e organizzare le vostre esigenze aziendali in modo più semplice.

  • Volete inserire la vostra azienda o i vostri servizi in questa guida all’acquisto? Inviate una richiesta via e-mail a desire.athow@futurenet.com (IN INGLESE) con l’URL della guida all’acquisto nella riga dell’oggetto.

Le migliori app per la gestione delle attività a colpo d’occhio

  1. Microsoft 365
  2. Easynote
  3. Trello
  4. Monday.com
  5. Accelo

(Image credit: Microsoft )

1. Microsoft 365

La migliore suite di software per il task management

Suite completa
Vastissima gamma di funzionalità
Facile da usare
Servizio cloud

Ok, Microsoft 365 è una suite di servizi software e non una singola app, tuttavia è la piattaforma più utile per la gestione delle attività lavorative di tutti i giorni.

Innanzitutto Word si presenta in una nuova versione e ora consente anche di lavorare con i file PDF. Excel vi consente di elaborare complessi fogli di calcolo e registrare tutte le vostre transazioni annotate.

Naturalmente, troverete anche app per le presentazioni PowerPoint, Outlook per l'e-mail e il calendario, nonché Access per lavorare con database elementari.

Ovviamente tutto questo vi sarà più che familiare, ma oggi Microsoft ha ampliato la propria offerta, con Microsoft Teams per le videoconferenze e le comunicazioni generali. Inoltre, Microsoft 365 funziona in cloud ed è utilizzabile da qualsiasi dispositivo dotato di browser Internet. Una piattaforma davvero potente per il mondo aziendale di oggi.

Inoltre, il servizio offre molto spazio di archiviazione in cloud e altre app per gli utenti aziendali.

Microsoft Office è stato un pilastro per il lavoro d'ufficio e, anche se la concorrenza non è mancata, la sua ultima incarnazione come Microsoft 365 è stata concepita per soddisfare al meglio le esigenze aziendali moderne, con un focus importante sulla collaborazione.

Certo Microsoft 365 non costituisce un'unica app per il task management, ma è una suite software praticamente completa e vi consentirà di fare tutto quello che vi serve per il vostro lavoro.

(Image credit: Easynote)

2. Easynote

Uno strumento di gestione delle attività accessibile

Interfaccia semplice
Utilizzato da alcune delle aziende più grandi al mondo
Vari livelli di prezzo

Easynote è un'app intuitiva ed economica: offre tutti gli strumenti necessari per creare, assegnare e monitorare le attività sia per i normali utenti che per le aziende. Infatti, l’app consente di organizzare di tutto, dalle liste della spesa ai progetti multipiattaforma.

Parlando di funzioni, il software permette di collaborare sulle attività e condividere file. Inoltre, potete definire scadenze, intersecare le attività fra di loro in termini di interdipendenze, fissare allarmi e promemoria, fornire feedback ai clienti e richiedere modifiche alle attività. Se prevedete di usare il software a livello aziendale, non vi occorrerà alcuna formazione, dal momento che è facilissimo da usare e già pronto all’uso.

Easynote è stato adottato da tantissime persone e aziende in tutto il mondo, fra cui Samsung, Yamaha, Siemens, Barclays, Unicef e Pfizer.

Proprio come Centrallo, è disponibile una versione gratuita dell’app, con 1 GB di spazio di archiviazione e un limite di 10 MB per i file da caricare. Per eliminare questi limiti e ottenere un’assistenza clienti di fascia superiore, potete passare al piano Business, che offre 5 GB di archiviazione e la possibilità di allegare file da 50 MB al costo di 5 dollari statunitensi al mese, in alternativa potete scegliere la versione Extendend che, per 10 dollari al mese, vi offre 10 GB di storage e 100 MB come dimensioni massime dei file da caricare.

(Image credit: Trello)

3. Trello

Software di produttività ampiamente utilizzato

Supporto multipiattaforma
Strumenti per la collaborazione
Supporto di vari tipi di file multimediali 

Trello è uno dei software di produttività aziendale più conosciuti sul mercato. L’app è disponibile sia per computer che per dispositivi mobili e consente di organizzare attività personali e mansioni lavorative. Potete gestire diverse attività, dalle liste della spesa ai progetti di natura professionale.

L’interfaccia è estremamente intuitiva e si compone di schede che potete creare per organizzare gli aspetti su cui state lavorando. Potete definire categorie in base a vari argomenti e mansioni, nonché invitare colleghi, amici e familiari affinché collaborino con voi sulle varie attività. Come con Centrallo, l’app si basa su elenchi di controllo e schede di attività da svolgere.

Dopo aver creato un pannello, potete definire le attività e assegnarle ai collaboratori. Sempre da qui potete commentare o ricevere feedback, in modo da verificare che i piani vengano rispettati. Inoltre, potete aggiungere foto, video e file alle varie schede, nonché osservare gli elenchi in un calendario per monitorare le scadenze.

La piattaforma Trello è basata su cloud, pertanto è compatibile con una vasta gamma di sistemi e dispositivi, fra cui Windows, Mac, iOS e Android. L’app è gratuita e potete creare tutte i pannelli e gli elenchi che desiderate. Tuttavia, sono disponibili anche prodotti a pagamento maggiormente funzionali, con la possibilità di allegare file di dimensioni superiori. Il piano Business Class costa 9,99 dollari statunitensi al mese, mentre il piano Enterprise è disponibile per 20,83 dollari.

(Image credit: Monday.com)

4. Monday.com

Una piattaforma ricca di funzionalità

Sviluppata per i team
Interfaccia grafica intuitiva  
Costo elevato

Monday.com è uno strumento di gestione pensato principalmente per l’uso aziendale che si propone come un software di produttività con un’interfaccia grafica intuitiva e funzionale per consentire ai project manager di delegare le mansioni e tenere traccia delle attività dei membri del team.

L’app consente di creare mansioni ed elenchi di attività completi, condividere file e comunicare con i colleghi. Inoltre, il software offre un corposo insieme di informazioni sui progetti, utilizzabili per aggiungere informazioni come lo stato di titolarità, la gestione delle proprietà e le tempistiche. Inoltre, la funzione di chat integrata consente di discutere delle attività e condividere aggiornamenti con singoli membri del team e gruppi.

A livello di design, lo strumento si ispira a Trello e include anche la funzione calendario. In questo modo, tutte le attività e le scadenze sono disponibili in un unico luogo. Al fine di proteggere le informazioni aziendali più importanti da occhi indiscreti e malintenzionati, tutti i dati archiviati nell’app sono soggetti a crittografia. Fra le altre funzioni di sicurezza, citiamo l’autenticazione a due fattori, l’accesso single sign-on e i registri di controllo. Per un team di cinque membri con 5 GB di archiviazione, il costo ammonta a 25 dollari statunitensi al mese.

(Image credit: Accelo)

5. Accelo

Una piattaforma automatizzata per la gestione del lavoro

Soluzione tutto in uno
Compatibilità con app B2B di terzi
Poche opzioni in termini di prezzo

Accelo è un sistema di automazione aziendale, nonché una piattaforma cloud che consente di gestire il lavoro da un unico luogo. Unisce tutti gli aspetti tipici dell’ambiente aziendale, come vendite e gestione dei progetti, all’interno di un unico software.

I grafici drag-and-drop consentono di gestire i progetti, insieme all’apposita funzione di monitoraggio che ingloba risultati, risorse e budget. Inoltre, lo strumento di pianificazione per i team consente di delegare le mansioni ai dipendenti adeguatamente qualificati, insieme a timer mobili e tempistiche automatizzate.

Fra gli altri vantaggi, è presente la funzione di fatturazione che si sincronizza in automatico con Xero e QuickBooks, insieme alle notifiche automatizzate. Accelo offre una prova gratuita per valutare il servizio, mentre il piano base parte da 39 dollari statunitensi al mese per ogni singolo modulo (vendite, progetti, acconti o assistenza); per 79 dollari al mese è possibile accedere a tutti i moduli in un unico piano operativo.

Altre app per la gestione delle attività da prendere in considerazione

Abbiamo elencato solo cinque piattaforme, tuttavia esistono molte altre opzioni da prendere in considerazione, anche in funzione del fatto che ci sono vari software in grado di offrire funzionalità diverse in base alle singole esigenze e che occorre valutare bene la combinazione più adatta ai propri team. Di seguito, vi suggeriamo alcune alternative alle proposte precedenti, per darvi un maggiore ventaglio di opzioni:

Iniziamo subito con Slack, piattaforma sviluppata principalmente per la collaborazione in ambito lavorativo. Slack agisce come piattaforma di comunicazione generale. Fra i vantaggi più importanti, l’app web è accessibile da qualsiasi dispositivo e indipendentemente dal sistema operativo in uso, con un occhio di riguardo verso le piattaforme mobili. Pertanto, grazie alla sua flessibilità, potrete organizzare il team e portare a termine il lavoro nel migliore dei modi.

Xenforo è una piattaforma che ricorda le vecchie message board, con un aspetto decisamente vintage rispetto ad app più moderne. Tuttavia, l'app offre moltissime funzioni predefinite, incluse le notifiche push, oltre alla possibilità di creare aree separate e accessibili solo dal personale dotato delle opportune autorizzazioni. Inoltre, è possibile personalizzare diversi aspetti sia dal punto di vista grafico che funzionale e ciò consente di creare facilmente un punto centrale per la gestione delle mansioni.

Samepage è un’altra ottima opzione da valutare per chi è in cerca di una maggiore efficienza nella gestione delle attività. Consente di centralizzare le comunicazioni, con l’obiettivo di riunire chat, commenti e collaboratori in team facilmente gestibili per qualsiasi tipo di progetto in corso. Inoltre, è possibile invitare ospiti nelle discussioni, nonché creare aree private e protette.

Basecamp si pone l’obiettivo di andare oltre, offrendo diversi strumenti aggiuntivi come comunicazioni, pianificazione delle attività e archiviazione di file e documenti. Lo scopo è monitorare ogni aspetto in un unico luogo e con la massima semplicità. Evidenziando le scadenze, tenerle sott’occhio diventa facilissimo, per garantire il puntuale completamento dei vari progetti.

Asana è un’altra piattaforma che mira a riunire il lavoro in modo semplice e pratico al fine di completare le attività senza intoppi. L’interfaccia utente intuitiva è un ottimo punto a favore del prodotto, dato che consente di avere ogni elemento a colpo d’occhio. Come piattaforma di gestione lavorativa, risulta particolarmente indicata per i team e consente di pianificare in modo facile obiettivi e progetti.