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I migliori software aziendali del 2020

I migliori software per piccole imprese
(Image credit: Pixabay)

L’avvio o il processo di digitalizzazione di un’impresa porta con sé dubbi su quali siano gli strumenti migliori per favorirne lo sviluppo e la crescita. Per perseguire gli scopi dell’impresa e garantire efficienza ed efficacia, i più scontati software di contabilità e produttività vanno affiancati a servizi ben più specifici volti alla collaborazione, al cloud e alla comunicazione.

Il mercato software è veramente ampio e capace di rispondere a ogni esigenza; può sembrare una fortuna, ma considerando l’importanza di integrare questi prodotti nei processi aziendali fin da subito, scegliere i prodotti adatti in tempi brevi e senza andare per tentativi è difficile e complesso.

Inoltre, trovare il punto di equilibrio tra esigenze lavorative ed economiche è tutt’altro che semplice. I produttori offrono ogni genere di pacchetto, da quelli economici e con poche funzionalità fino a quelli più completi, passando per tantissime soluzioni intermedie per prezzo e servizi offerti.

Alcuni di questi software offrono soluzioni gratuite. Per quanto molto limitate, possono essere fondamentali per conoscerli e acquisire confidenza. Tuttavia, una volta determinato il servizio giusto, vi suggeriamo di optare per uno dei pacchetti a pagamento. Rispetto alla versione gratuita, con pochi euro avrete tra le mani potenzialità nettamente superiori.

Per aiutarvi nei primi passi della vostra impresa abbiamo realizzato una breve lista cercando di rispondere alle esigenze più frequenti. Se non sapete da dove iniziare, siete nel posto giusto.

Se cercate altri software o servizi per la tua attività, potrebbero interessarvi anche alcune delle nostre guide a riguardo:

I migliori software per piccole imprese a colpo d’occhio

  1. Microsoft 365
  2. Xero
  3. Dropbox Business
  4. Asana
  5. Slack

(Image credit: Microsoft)

1. Microsoft 365

La migliore suite per ufficio in assoluto

Funzionalità eccezionali
Multipiattaforma
Disponibile anche in cloud
Licenze multiutente disponibili
Prezzo

Ci sono molti concorrenti, ma Microsoft Office è la miglior suite per ufficio in assoluto. La sua versione cloud, Microsoft 365, vi permetterà inoltre di sfruttarla a casa, in ufficio o sul vostro smartphone in modo assolutamente semplice e con un unico abbonamento.

Se avete già utilizzato una qualunque suite per ufficio, sicuramente lo troverete familiare. Tutti i produttori cercando di imitare il pacchetto Office, eccellente per qualità e funzionalità offerte.

In Microsoft 365 non include solo i classici programmi Word, Excel e PowerPoint, ma anche strumenti ulteriori volti alla collaborazione e alla produttività.

Microsoft 365 permette a tutto il team di lavorare sullo stesso documento in parallelo: che si tratti del planning dei turni di lavoro, di un foglio di calcolo su Excel o di una relazione scritta in Word, questa funzione vi apparirà semplice e immediata. Non c’è più bisogno di hard disk o di usare dispositivi esterni per spostare file da una destinazione all’altra, la suite di Microsoft 365 lo farà al posto vostro.

Optando per un pacchetto Business, affiancato ai programmi più celebri della casa di Redmond, avrete anche il ben più giovane Microsoft Teams. Il servizio di comunicazione lanciato nel 2017 offre gratuitamente chat, videoconferenze e condivisione dei file, ma abbonandosi le potenzialità diventano nettamente maggiori, grazie, ad esempio, alla crittografia delle comunicazioni e agli strumenti di gestione volti alla supervisione dei processi.

Se questo non dovesse bastare, Microsoft 365 è disponibile non solo sui sistemi Microsoft, ma anche per Mac, iOS e Android: se lo ritenete adatto alle vostre esigenze, potrete utilizzarlo su qualunque dispositivo senza costringere nessuno dei vostri dipendenti a usare il vostro stesso sistema operativo o ambiente.

Il piano più economico rivolto alle imprese è Microsoft 365 Business Basic: potrete accedere alle versioni web di Word, Excel e PowerPoint, nonché ai Servizi Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams per un costo di €4,20 al mese. Per quel che costa si tratta di un’allettante offerta per realizzare un sistema aziendale integrato e sempre connesso, capace di ottimizzare la comunicazione e diminuire la perdita di informazioni: un’ottima scelta per tutte le imprese che si stanno avviando (o sono già dentro) alla rivoluzione digitale.

Se avete bisogno di più servizi, Microsoft 365 offre altri pacchetti, alcuni dei quali aggiungono la versione locale di Office (e non solo quella web) nonché interessanti meccanismi di supporto, sicurezza e di sviluppo del vostro Business. 

Microsoft 365 è superiore rispetto ai rivali attualmente sul mercato e, considerando la diffusione della suite Office, è ideale anche per venire incontro alle abitudini di clienti, collaboratori e dipendenti fin dai vostri primi passi come imprenditori.

(Image credit: Xero)

2. Xero

Mette in ordine i vostri conti

Ricco di funzionalità
Applicazione personalizzabile in base alle tue esigenze
Costo mensile
Non disponibile in italiano

Ci sono moltissime applicazioni per gestire le finanze nel mondo delle piccole imprese. Molte riescono a fare concorrenza a Xero, ma noi lo abbiamo scelto per la sua completezza, il suo equilibrio tra semplicità e funzionalità avanzate e la sua eleganza.

Il rovescio della medaglia? È uno dei servizi più costosi sul mercato e purtroppo non è disponibile in italiano. Vista la delicatezza e la specificità dell’ambito in cui è applicato, i primi tempi potreste avere delle difficoltà con il lessico. Nulla di insormontabile, vista anche la qualità dell’interfaccia.

Xero è capace di passare dal semplice al complesso con immediatezza. Potrete ad esempio richiedere un rapporto che mostra l’andamento delle spese lungo l’anno, o visualizzare un grafico a barre per vedere quante entrate avete mensilmente. L’app è altamente personalizzabile e vi darà la possibilità di visualizzare solo le funzionalità che sono di vostro interesse, nascondendo le altre.

Xero spicca per la completezza dei servizi offerti, ma lo sconsigliamo alle aziende più piccole. È sofisticato e costoso e il prezzo dei suoi pacchetti è tutt’altro che irrisorio, considerando che il più costoso supera i 50 euro mensili. Tuttavia, se avete prospettive di crescita sensibili, saprà accompagnarvi egregiamente crescendo con voi.

Se il prezzo non è un problema, Xero è altamente consigliato. Offre tantissimi extra oltre alle funzionalità base volte al controllo dei flussi di cassa. È in grado di inserire automaticamente feed bancari, lavorare su più valute e implementa dentro di sé un meccanismo di privilegi d’accesso. Con quest’ultimo, ad esempio, potreste far visualizzare alcune informazioni relative all’impresa al vostro commercialista, senza però permettergli modifiche; così facendo lui potrebbe occuparsi in assoluta sicurezza di alcune questioni fiscali senza che voi facciate da intermediari.

(Image credit: Dropbox Business)

3. Dropbox Business

Il servizio di sincronizzazione file definitivo

Sincronizza ed effettua backup dei file su ogni dispositivo
Funziona sia in locale che in cloud
Pacchetto gratuito scarno

Dropbox stava perfezionando la sincronizzazione dei file su cloud e dispositivi molto prima dell’esistenza di Google Drive, OneDrive e iCloud. La sincronizzazione è rimasta centrale in Dropbox e ora è accompagnata da interessanti funzionalità extra.

Se dovete gestire dei file su più dispositivi, Dropbox offre il miglior servizio in assoluto. Potrete condividere file di grandi dimensioni sul Web, accedere a documenti del vostro ufficio direttamente da casa, nonché dare accessi privilegiati solo ad alcuni membri del vostro team, trasmettere video in streaming e molto altro ancora.

Dropbox offre applicazioni semplici ed efficienti per quasi tutte le piattaforme esistenti (Windows, iOS, Mac, Android, Linux…) e recentemente ha anche rinnovato la già ottima interfaccia web. Se dovete proteggere le vostre cartelle con password o impostare date di scadenza alla condivisione di file o cartelle in modo da renderle nuovamente private dopo un lasso di tempo, Dropbox può farlo.

In aggiunta a tutto questo, la sua app Paper per collaborare in parallelo sui documenti è ottima, anche se non riesce a competere (per ora) con la qualità offerta dalla suite Google. Pulita, semplice e integrata perfettamente con l’archiviazione cloud Dropbox, vi permetterà di far collaborare sullo stesso documento più persone del vostro team in contemporanea.

(Image credit: Image Credit: Asana)

4. Asana

Organizzati come non mai

Funzionalità e aspetto fantastici
Integrato con più di 100 applicazioni e servizi
Eccessivo per alcune piccole imprese

Avete un team e più progetti in parallelo? Asana vi aiuta a massimizzare la produttività e a garantire il rispetto delle scadenze.

Come per altri strumenti in questo elenco, non sono le funzionalità di Asana a essere speciali, ma la possibilità di usufruirne su moltissimi dispositivi differenti tramite un’interfaccia semplice ed elegante.

È interessante il modo in cui Asana integra dentro di sé oltre cento prodotti e servizi di terze parti. Dropbox, Slack, Gmail, Salesforce e molti altri gli permettono di essere particolarmente flessibile e adattabile a un flusso di lavoro già esistente prima di essere acquistato.

Che voi stiate mappando i passaggi di un progetto, assegnando mansioni e relative responsabilità o che stiate cercando di ottenere una visione d’insieme di ciò che sta accadendo nella vostra impresa, Asana ve lo renderà molto più semplice di quanto possiate aspettarvi.

(Image credit: Slack)

5. Slack

Cambia il concetto di comunicazione

Intuitivo e multipiattaforma
Ricco di plug-in ed extra
Il piano gratuito è un po’ limitato

Slack non ha ancora sostituito definitivamente le email e potrebbe anche essere una perdita di tempo se non lo utilizzerete in modo adeguato. Ma è anche giusto dire che questa piattaforma di comunicazione ha contribuito a trasformare il modello di comunicazione con cui molti team di piccole aziende si tengono in contatto.

Come molti strumenti software, parte da una semplice idea di base: messaggistica in tempo reale su desktop, mobile e browser. I membri del team possono chattare uno a uno, o in gruppi o in canali basati su un particolare topic per rispondere alle vostre esigenze.

Il punto di forza di Slack è l’intuitività con cui offre tutto questo, grazie alla sua interfaccia immediata e le tante integrazioni e plug-in disponibili. È capace di offrire tutte le funzionalità di cui un team potrebbe avere bisogno, dal trasferimento di file pesanti fino alle videochiamate.

La versione gratuita potrebbe lasciare a desiderare alcuni di voi: offre solo 5 GB di archiviazione totale e la possibilità di trovare informazioni tramite ricerca solo nei 10.000 messaggi più recenti (e in un team, 10.000 messaggi possono essere scambiati in pochi giorni). Tuttavia la versione gratuita è adeguata se non avete particolari bisogni o se avete un team non molto grande con cui lavorare. Passando ai pacchetti a pagamento le potenzialità crescono sensibilmente, rendendo illimitati i messaggi disponibili nella ricerca e soprattutto, per ogni problema, supporto tecnico h24, con un tempo di risposta garantito di 4 ore.

Altre soluzioni software

Image Credit: Pixabay (Image credit: Image Credit: Pixabay)

Altri software da prendere in considerazione

Abbiamo a malapena toccato la superficie del mondo software utile all’imprenditoria. Ci molti più software e applicazioni di quelli che abbiamo descritto in questa lista e molti concorrenti validi che potrebbero offrire il prodotto più adatto a voi.

Per questo vogliamo citare altri prodotti assolutamente meritevoli e che potrebbero aiutarvi nella crescita o nella transizione al digitale della vostra impresa:

PayPal è un servizio di transazioni fondato oltre venti anni fa. A livello globale offre tantissimi servizi differenti, ma in Italia molti non sono ancora presenti. Nel nostro Paese potrebbe sembrare simile a un istituto di credito, ma in realtà è molto di più: le funzioni includono la gestione basilare dei flussi di cassa, report e statistiche avanzati, suggerimenti per lo sviluppo e la crescita dell’impresa, nonché meccanismi antifrode a tutela delle transazioni. Se avete bisogno di un fornitore di servizi di pagamento online, PayPal è la scelta giusta.

Salesforce è la soluzione per il settore vendite della vostra impresa. Che siate sul mercato online o offline, sulle vendite telefoniche o via e-mail, questa piattaforma sa unificare e potenziare tutti questi meccanismi di vendita, integrandoli tramite un gestore per le relazioni coi clienti (CRM). Con Salesforce potrete sincronizzare ogni genere di attività e canale di vendita, garantendo sincronia ed efficienza sia verso i vostri dipendenti che verso imprese terze o clienti.

Zoho offre così tante funzionalità integrate che è quasi più facile descrivere cosa non offre. È impossibile rendergli giustizia in poche righe. Offre più di 45 applicazioni capaci di aiutarvi in vendite, help desk, finanza, contatti, IT, gestione dei progetti e collaborazione tra dipendenti. L’elemento ancora più interessante è che non solo questi sono integrati tra loro, ma spesso possono connettersi anche con altre piattaforme terze, anche tra le più popolari del mercato. Qualsiasi funzione cerchiate, quasi sicuramente Zoho offre qualcosa a riguardo.

Adobe Apps è perfetto per la creatività, per il design, per la gestione dei PDF e molto altro: prima o poi ogni azienda avrà bisogno di uno dei suoi strumenti. Adobe non offre tutto in un unico software, ma distribuisce le tantissime funzionalità su diversi prodotti, ognuno con funzionalità e scopi specifici. È necessario quindi fare attenzione durante la scelta del prodotto, anche se riteniamo che per una piccola impresa il più interessante sia Adobe Acrobat, utile per la creazione, la modifica, l’annotazione e la firma digitale di documenti PDF.